各学院：

    为了做好2016年度文件材料归档工作，按时保质完成归档任务，现将有关事项通知如下：

    一、各学院、各部门要依法依规加强档案管理工作，将归档工作列入本院、本部门月度工作计划，确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料。要动员本部门人员配合兼职档案员的工作，主动将自己工作中形成的、有保存价值的各种载体的文件材料交本单位兼职档案员归档，确保归档材料齐全、完整。

    二、各学院、各部门兼职档案员要认真按照《扬州大学文件材料归档范围与保管期限规定》（详见档案馆网站“业务指导”栏目），收集齐全本部门应归档文件材料，特别是本单位重大活动、重要会议、重点项目及声像、实物等材料的收集，扎扎实实做好所有应归档材料的收集、整理、移交工作，确保归档材料的规范、有序。

    三、基于学校新的办公系统正式运行，各部门、各单位由此产生的电子文件越来越多，根据政策法规，纸质档案和电子档案必须实行双套制归档。对此，提出如下具体要求：

    1.凡经OA系统运行的发文，须先打印纸质文件一套（正文及附件二份，表单一份，流转单一份），确保纸质文件归档，然后点击“归档”按钮实现电子文件归档。

    2.凡经OA系统运行的收文，毋须打印纸质文件，只需将收到的原纸质文件归档，然后点击“归档”按钮实现电子文件归档。

    3.凡经OA系统运行的校内请示批复，仍然由校办统一归档，先打印纸质文件一套，再点击“归档”按钮。

    4.凡经OA系统运行的其它文件，由文件办结部门归档，均需先打印纸质文件一套，再点击“归档”按钮。

    5.未经OA系统运行的公文以及其它归档文件材料（保管期限为永久、长期或30年的），处理方式同去年，即所有文件相应的电子文件原则上均以PDF格式存入档案管理系统；无电子文件的须先进行扫描然后以PDF格式上传至档案管理系统。要求纸质文件和电子文件一一对应。

    6.对于其它政务网站发布的电子公文，凡属于本部门归档范围的文件，各兼职档案员须下载打印纸质文件，文头位置盖上部门公章归档，同时将下载的电子文件以PDF格式上传至档案管理系统。

    7.各部门应归档的照片、光盘、录音、录像等声像类材料及奖状、奖牌、奖杯、证书、礼品等实物类材料，确保归档实体合乎规范要求，由部门收集整理并著录后移交至档案馆。其中，重要照片应冲洗（大小为6吋），并将电子照片上传至档案管理系统，纸质照片与电子照片需一一对应；奖状、奖牌、奖杯、证书、礼品等实物材料均须拍摄电子照片，同时上传到档案管理系统，做到实物与电子照片一一对应。

    四、档案馆工作人员要严格按照各门类档案工作规范的要求，主动做好归档各环节的业务指导、督促和检查工作，发现问题、遇到困难及时研究，主动沟通协商解决。要认真履行交接手续，编制好检索工具，确保入馆档案齐全、完整和规范。

    五、归档工作从3月10日开始，至5月20日前完成。请各学院、各部门通力合作，高质量地按时完成归档工作，以迎接6月中旬上级业务主管部门对我校年度归档工作的检查。

                                         档案馆（校史馆）

                                          2017年3月10日